¿Tienes una empresa que organiza actividades extraescolares?, ¿o campamentos?, ¿tienes un club deportivo?, ¿o quizá una academia?. Quizá estés pensando en agilizar todos tus procesos. Quizá estés buscando un sistema para que las tareas del día a día se automaticen de una maenera eficiente.
¿Cómo encontrarlo? El primer paso es buscar en Google "programa de gestión de empresas de actividades extraescolares", por ejemplo. Verás que hay varios resultados que te aparecen. ¿Y ahora? ¿Qué debo mirar? ¿Cuál debo elegir? ¿Qué aspectos son los importantes? ¿Qué condiciones debe reunir un buen programa de gestión?
Usabilidad
En primer lugar te diríamos que tu programa de gestión debería tener una buena usabilidad. Debería ser intuitivo, sencillo de usar. Ten en cuenta que no solo vas a utilizarlo tú o tus empleados. Todos tus clientes van a usarlo a partir del momento en que lo implantes en tu empresa. Todas las familias van a apuntar a sus hijos a tus actividades, clases o campamentos utilizando tu nuevo programa. Debería tener una interfaz clara y atractiva, que les resulte sencilla y operativa, y también donde haya la posibilidad de recopilar toda la información posible de tus alumnos de una manera segura y poco tediosa para los padres. Además a los clientes, ya sean colegios o familias, que ya llevaban años contigo, no les debería suponer un problema añadido. No deberían ver un cambio a peor. Deberían poder continuar inscribiéndose y operando de manera sencilla y sin que les surgieran demasiadas dudas, más allá de las habituales del principio. Dentro de la usabilidad, algo importante es que tu programa te permita llevar a cabo una comunicación fluida con tus clientes. Que puedas llegar a ellos de una manera eficiente, incluso para modificaciones o cambios de última hora, que sabemos que pueden ocurrir siempre.
Seguridad
Otro aspecto importante es la seguridad. Tu programa va a recopilar muchos datos sensibles de muchas personas.Además de los tuyos propios. Habla con tu interlocutor y pregúntale, sin miedo, por su política de tratamiento de datos. Nunca comiences con un programa de gestión antes de que hayáis suscrito ambos un acuerdo de confidencialidad y tratamiento de datos con el que estés plenamente de acuerdo. y que, por supuesto, cumpla con la normativa vigente.
Funcionalidades
También debes comprobar, como es lógico, que cumple con las funcionalidades que tienes en mente. Algo te habrá hecho el "clic" por el cual has decidido ponerte a buscar un programa de gestión. Algo estás buscando. Eso solo lo sabes tú. Busca que lo puedas hacer. Pero también debes tener en cuenta que, pese a que cada programa de gestión está desarrollado intentando satisfacer al mayor número de empresas posible, salvo que te hagas uno a medida, siempre habrá algún pequeño detalle que preferirías que fuera de otra forma. Eso es normal. Siempre va a ocurrir. No te quedes con eso. No debes enfocarte en la "pequeña cosa" que el programa no cumple. Porque será difícil que encuentres uno entonces. Lo que sí debes comprobar es que cumple con todas las funcionalidades que estabas buscando en un programa de gestión. Debes poder manejar lo que necesitabas automatizar, de una manera u otra.
A medida
Busca un programa de gestión específico para tu campo o sector. Esto va a hacer que se ajuste más a tus necesidades que si buscas un programa de gestión empresarial genérico. El sector de las academias, las empresas de extraescolares y campamentos, es muy específico. No funciona como una consultora o una gestoría, por ejemplo. Necesitas un programa que se haya desarrollado pensando en las empresas de tu propio sector.
Soporte
No te olvides del soporte. Para nosotros es casi casi lo más importante. Según nuestra experiencia, el soporte siempre aparece en primer lugar en las encuestas de satisfacción de nuestros clientes. Ten en cuenta que puedes elegir un programa de gestión u otro basándote por ejemplo, en el precio, o en las funcionalidades, pero te podemos asegurar que te vas a quedar con ellos por su soporte. El soporte va a hacer que quieras seguir buscando otro programa o que decidas quedarte con el que tienes. Es sumamente importante que al otro lado del teléfono tengas una persona disponible para ti casi a cualquier hora del día. Muchas academias, por ejemplo, trabajan solo por las tardes. Para atender las necesidades de todos, el soporte debe ser de mañana y de tarde. Debes buscar siempre que haya una línea de whatsapp, mejor que un mail. Los mensajes whatsapp son más inmediatos y además sería interesante que la empresa del programa de gestión tuviera disponible la opción de que tú puedas ver cuándo ha visto el mensaje. Esto es, al fin y al cabo, la transparencia que debes exigir de un programa de gestión. Vas a hacer cambios importantes en el funcionamiento del día a día de tu empresa, que va a involucrar no sólo a tus empleados, sino también a tus clientes. Los cambios asustan. Y por eso es muy importante saber que cuentas con una persona que va a poder acompañarte en todo el proceso y que va a poder solucionar tus dudas con una inmediatez razonable, hasta que seas capaz de manejar el programa con soltura. Es importante que generes una relación de confianza con tu interlocutor, que te conozca bien, que detecte tus necesidades y sepa orientarte de la mejor manera.
¿Quieres probar un programa de gestión que cumpla con todo esto? Pide una demo gratuita ahora.
EasyManager ha sido desarrollado específicamente para empresas de actividades extraescolares, campamentos, de viajes escolares, academias y clubes deportivos.
Vamos a cumplir con el 99,9% de las funcionalidades que tienes en mente. Nuestra interfaz es muy clara y muy sencilla, lo que hace que sea muy fácil de usar y muy intuitivo. Nos comprometemos con la seguridad de tus datos y los de tus clientes para tratarlos de la manera que exige la normativa y prestamos un soporte las 24 h del día. Siempre vamos a estar disponibles para ti. Te vamos a acompañar en cada paso que des con nosotros. Desde la incorporación de todos tus datos a nuestro programa, a cualquier duda que tengas o que tus clientes te transmitan. Siempre estamos disponibles a través de nuestra línea de whatsapp o por teléfono, para que podamos hablar en cualquier momento en que lo necesites. Además, si echas en falta algo que realmente es importante para ti, no te preocupes, lo incorporamos en nuestro roadmap para desarrollarlo. Nuestro programa está en continuo desarrollo y crecimiento para que podamos ajustarnos casi al 100% de las necesidades de nuestros clientes. No dejes pasar la oportunidad de verlo de la mano de uno de nuestros desarrolladores. Pide una demo gratuita y sin compromiso.
Último artículo
Volver a las noticias